Previsión de tesorería: la hoja de cálculo que necesitas

¿Qué es y por qué es tan importante una previsión de tesorería?

La previsión de tesorería es una herramienta financiera que permite anticipar (o estimar) los cobros y pagos futuros de una empresa para conocer, en todo momento, su situación de liquidez.

En otras palabras, ayuda a saber cuánto dinero habrá disponible en la caja y en las cuentas bancarias durante las próximas semanas o meses.

Muchas empresas, pese a ser rentables, atraviesan dificultades financieras, no porque vendan poco, sino porque no gestionan adecuadamente su flujo de efectivo. Una previsión de tesorería bien elaborada va a permitirte detectar con antelación posibles tensiones de liquidez para que puedas tomar decisiones antes de que aparezcan problemas.

Por este motivo, disponer de una hoja de cálculo o una aplicación de previsión de tesorería se ha convertido en una necesidad para autónomos y pequeñas y medianas empresas.

Beneficios de utilizar una hoja de cálculo para la previsión de tesorería

Anticipación de problemas de liquidez

La principal ventaja o utilidad de la previsión de tesorería es identificar períodos en los que los pagos previstos vayan a superar a los cobros esperados. Esto, con suficiente margen, permite abrir una póliza de crédito o buscar financiación, renegociar vencimientos o ajustar gastos para evitar esa tensión.

Mejor toma de decisiones

Cuando se conoce o se puede estimar más o menos la posición de caja futura, resulta más sencillo decidir sobre inversiones, contrataciones, compras o expansión del negocio. Obviamente, hay tipos y tipos de autónomos, y según a lo que te dediques va a ser más o menos fácil tener una previsión de las ventas y cobros futuros.

Control financiero más preciso

Una previsión actualizada permite comparar constantemente lo previsto con lo realmente sucedido, mejorando la calidad de la planificación financiera.

En modelos avanzados, la previsión de tesorería puede comparar a la vez, lo sucedido (presente), con lo esperado (futuro) y con años anteriores (pasado).

Optimización de cobros y pagos

La visibilidad sobre los movimientos de caja futuros ayuda a gestionar mejor los plazos de cobro de clientes y a ser más duro dentro de lo que se pueda legal y operacionalmente en los vencimientos con proveedores.

¿Qué debe incluir una hoja de cálculo de previsión de tesorería?

Para que una previsión sea realmente útil, debe recoger toda la información relacionada con las entradas y salidas de efectivo. Hay mucha gente que confunde ventas con cobros, y gastos con pagos. Por ejemplo, una compra de una máquina te genera una salida importante de efectivo, pero no es un gasto. El gasto se irá reflejando conforme amorticemos la maquinaria. Asimismo, una venta con un vencimiento a 60 días te supone una venta/ingreso, pero no va a resultar un cobro hasta dentro de 60 días, y según la fecha hasta puede que hayas tenido que adelantar el IVA de la factura que aún no has cobrado.

Saldo inicial

Es el dinero disponible al inicio del período analizado. La suma de la caja y las cuentas bancarias.

Cobros previstos

Entre los ingresos más habituales se encuentran:

• Facturas pendientes de clientes.
• Ventas futuras estimadas.
• Cobros recurrentes.
• Subvenciones.
• Préstamos o líneas de financiación.
• Devoluciones fiscales.

Pagos previstos

Deben contemplarse todas las obligaciones económicas de la empresa o autónomo:

• Nóminas.
• Seguridad Social.
• Impuestos. (IVA, pago fraccionado, retenciones, etc.)
• Alquileres.
• Proveedores.
• Suministros.
• Cuotas de préstamos.
• Gastos operativos.
• En el caso de autónomos, yo añadiría "sueldo asignado", para visualizar lo que el autónomo se quiere llevar a casa.

Saldo final proyectado

Es el resultado de sumar los cobros previstos y restar los pagos al saldo inicial. Este dato muestra la posición de tesorería esperada en cada período.

Cómo crear una previsión de tesorería en Excel paso a paso

Una de las soluciones más utilizadas por las pequeñas y medianas empresas es elaborar una previsión de tesorería en Excel. No porque no haya herramientas en otras aplicaciones, sino porque Excel te da una flexibilidad que otro software no te ofrecen y además es una herramienta a la que más o menos todo el mundo se ha habituado.

1. Define el horizonte temporal

La previsión puede realizarse:

• Semanalmente.
• Quincenalmente.
• Mensualmente.
• Trimestralmente.

Para negocios con necesidades de liquidez más sensibles, la previsión semanal suele ofrecer mejores resultados. Pero lo más habitual es que las empresas la realicen de forma mensual.

2. Introduce el saldo inicial

Registra el efectivo disponible en bancos y caja al comienzo del período. No tengas en cuenta el importe que puedas usar de una póliza de crédito en caso de que la tuvieses como mayor efectivo.

3. Añade los cobros estimados

Incluye las fechas reales previstas de cobro y no únicamente la fecha de emisión de las facturas.

4. Registra todos los pagos comprometidos

Anota cada salida de dinero según su fecha efectiva de vencimiento.

5. Calcula automáticamente los saldos

Mediante fórmulas sencillas de Excel podrás obtener el saldo acumulado para cada periodo.

6. Actualiza la información regularmente

Una previsión de tesorería solo es útil si se revisa y actualiza de forma periódica. Lo recomendable es actualizarla al menos una vez por semana con posibles modificaciones y con las novedades de la semana.

Ejemplo básico de previsión de tesorería

En este ejemplo, vemos que según los cobros y pagos previstos, en el mes de febrero voy a tener una necesidad de 687 € si quiero llevarme el sueldo que me había asignado. En este caso, si tengo margen, puedo simplemente cobrar menos ese mes y ya lo recuperaré en meses donde la tesorería sea mayor.

Pero este tipo de estructura nos serviría para identificar meses donde la tensión de tesorería pueda ser incluso mayor, y que falte dinero aunque yo no cobre nada. Sobre todo, meses donde haya que ingresar IVA o IRPF.

El esfuerzo extra para mejorar el análisis

Si empezamos con la previsión de tesorería y nos gusta poder tener el control de las entradas y salidas previstas, hay un pequeño esfuerzo extra que podemos hacer para incrementar el nivel de análisis de nuestros datos.

Se trata de, además de tener separadas la parte de previsión y la parte real, poder analizar las desviaciones y ver fácilmente si ha habido algún gasto extraordinario, y tenerlo en cuenta a futuro.

Hay tipos de empresas/autónomos a los que les resulta difícil prever los ingresos, sobre todo a quienes realizan venta al contado y no prestación de servicios. Para estos, es interesante realizarlo a partir del segundo año de funcionamiento, ya que pueden poner como ingresos estimados los del año anterior, o los del año anterior con un incremento de un 3 %, por ejemplo. Y a partir de aquí ya se le puede dar también un buen uso para ver en qué meses entra menos dinero y puede haber una necesidad de financiación adicional.

Ejemplo avanzado de previsión de tesorería

En este caso, la previsión de tesorería tiene la parte de Estimación y la parte Real, para poder además ver la desviación entre lo previsto y lo real. Una vez ha terminado el mes, por ejemplo, el de enero, habría que modificar el saldo inicial de febrero con el saldo real, ya que en el ejemplo planteado estimábamos que en febrero habría una necesidad de 687 € si nos llevábamos a casa los 2.300 € previstos. Pero en realidad, al terminar el mes con 960 € positivos, en febrero realmente no haría falta financiación.

Este tipo de estructura permite identificar rápidamente semanas o meses con posibles necesidades de financiación, pero es necesario hacer una pequeña actualización, aunque sea mensual, para poder incorporar los datos reales y ver si ha variado la previsión.

Errores frecuentes al elaborar una previsión de tesorería

Confundir beneficios con liquidez

Facturar no significa cobrar. Una empresa puede presentar beneficios y, al mismo tiempo, sufrir problemas de tesorería.

No incluir gastos variables

Muchos negocios contemplan únicamente los gastos fijos y olvidan pagos extraordinarios o estacionales.

Utilizar previsiones demasiado optimistas

Es recomendable ser conservador con los cobros y prudente con las fechas previstas de ingreso.

No actualizar los datos

Una previsión desactualizada pierde valor rápidamente y puede generar decisiones erróneas.

¿Excel o software de tesorería?

Excel sigue siendo una herramienta muy útil por su flexibilidad y ínfimo coste. Sin embargo, cuando aumenta el volumen de operaciones, pueden surgir limitaciones relacionadas con:

• Errores manuales.
• Duplicidad de información.
• Falta de automatización.
• Escasa visibilidad en tiempo real.

Por ello, muchas empresas complementan o sustituyen sus hojas de cálculo por soluciones especializadas de gestión financiera y tesorería.

Descarga la hoja de cálculo de previsión de tesorería que necesitas

Contar con una plantilla de previsión de tesorería bien diseñada permite controlar la liquidez, anticipar problemas financieros y mejorar la toma de decisiones empresariales.

Una hoja de cálculo estructurada con los cobros, pagos y saldos proyectados facilita una visión clara de la situación financiera futura y se convierte en una herramienta imprescindible para cualquier negocio que quiera crecer de forma sostenible.

Al final del artículo te dejamos la opción para descargar nuestro ejemplo realizado en Excel para una previsión de Tesorería mensual.

Conclusión

La previsión de tesorería no es solo una tarea administrativa, sino un elemento clave para garantizar la estabilidad financiera de una empresa. Utilizar una hoja de cálculo adecuada permite visualizar con antelación las necesidades de liquidez, optimizar recursos y reducir riesgos.

Si todavía no realizas previsiones de tesorería de forma sistemática, ahora es el momento de incorporar esta práctica a la gestión financiera de tu negocio y mejorar el control sobre tu flujo de caja.