Previsió de tresoreria: el full de càlcul que necessites

Què és i per què és tan important una previsió de tresoreria?

La previsió de tresoreria és una eina financera que permet anticipar (o estimar) els cobraments i pagaments futurs d'una empresa per conèixer, en tot moment, la seva situació de liquiditat.

En altres paraules, ajuda a saber quants diners hi haurà disponibles a la caixa i als comptes bancaris durant les properes setmanes o mesos.

Moltes empreses, tot i ser rendibles, tenen dificultats financeres, no perquè venguin poc, sinó perquè no gestionen adequadament el seu flux d'efectiu. Una previsió de tresoreria ben elaborada et permetrà detectar amb antelació possibles tensions de liquiditat perquè puguis prendre decisions abans que apareguin problemes.

Per aquest motiu, disposar d'un full de càlcul o d'una aplicació de previsió de tresoreria s'ha convertit en una necessitat per a autònoms i petites i mitjanes empreses.

Beneficis d'utilitzar un full de càlcul per a la previsió de tresoreria

Anticipació de problemes de liquiditat

El principal avantatge o utilitat de la previsió de tresoreria és identificar períodes en què els pagaments previstos superaran els cobraments esperats. Això, amb marge suficient, permet obrir una pòlissa de crèdit o buscar finançament, renegociar venciments o ajustar despeses per evitar aquesta tensió.

Millor presa de decisions

Quan es coneix o es pot estimar més o menys la posició de caixa futura, resulta més senzill decidir sobre inversions, contractacions, compres o expansió del negoci. Òbviament, hi ha tipus i tipus d'autònoms, i segons a què et dediquis serà més o menys fàcil tenir una previsió de les vendes i cobraments futurs.

Control financer més precís

Una previsió actualitzada permet comparar constantment el que es preveia amb el que realment ha passat, millorant la qualitat de la planificació financera.

En models avançats, la previsió de tresoreria pot comparar alhora el que ha passat (present), amb el que s'espera (futur) i amb anys anteriors (passat).

Optimització de cobraments i pagaments

La visibilitat sobre els moviments de caixa futurs ajuda a gestionar millor els terminis de cobrament dels clients i a ser més exigent, dins del que sigui legalment i operativament possible, en els venciments amb proveïdors.

Què ha d'incloure un full de càlcul de previsió de tresoreria?

Perquè una previsió sigui realment útil, ha de recollir tota la informació relacionada amb les entrades i sortides d'efectiu. Hi ha molta gent que confon vendes amb cobraments, i despeses amb pagaments. Per exemple, la compra d'una màquina et genera una sortida important d'efectiu, però no és una despesa. La despesa s'anirà reflectint a mesura que amortitzem la maquinària. Així mateix, una venda amb un venciment a 60 dies et suposa una venda/ingrés, però no es convertirà en un cobrament fins d'aquí a 60 dies, i segons la data, fins i tot pot ser que hagis hagut d'avançar l'IVA de la factura que encara no has cobrat.

Saldo inicial

És l'efectiu disponible a l'inici del període analitzat. La suma de la caixa i els comptes bancaris.

Cobraments previstos

Entre els ingressos més habituals hi ha:

• Factures pendents de clients.
• Vendes futures estimades.
• Cobraments recurrents.
• Subvencions.
• Préstecs o línies de finançament.
• Devolucions fiscals.

Pagaments previstos

S'han de contemplar totes les obligacions econòmiques de l'empresa o l'autònom:

• Nòmines.
• Seguretat Social.
• Impostos (IVA, pagament fraccionat, retencions, etc.).
• Lloguers.
• Proveïdors.
• Subministraments.
• Quotes de préstecs.
• Despeses operatives.
• En el cas dels autònoms, jo hi afegiria «sou assignat», per visualitzar el que l'autònom es vol emportar a casa.

Saldo final projectat

És el resultat de sumar els cobraments previstos i restar els pagaments al saldo inicial. Aquesta dada mostra la posició de tresoreria esperada en cada període.

Com crear una previsió de tresoreria a Excel pas a pas

Una de les solucions més utilitzades per les petites i mitjanes empreses és elaborar una previsió de tresoreria amb Excel. No perquè no hi hagi eines en altres aplicacions, sinó perquè Excel et dona una flexibilitat que altres programaris no et donen, i a més és una eina a la qual, més o menys, tothom s'ha habituat.

1. Defineix l'horitzó temporal

La previsió es pot fer:

• Setmanalment.
• Quinzenalment.
• Mensualment.
• Trimestralment.

Per a negocis amb necessitats de liquiditat més sensibles, la previsió setmanal sol oferir millors resultats. Però el més habitual és que les empreses la facin de forma mensual.

2. Introdueix el saldo inicial

Registra l'efectiu disponible en bancs i caixa al començament del període. No tinguis en compte l'import que puguis utilitzar d'una pòlissa de crèdit, en cas que en tinguis una, com a més efectiu.

3. Afegeix els cobraments estimats

Inclou les dates reals previstes de cobrament, i no únicament la data d'emissió de les factures.

4. Registra tots els pagaments compromesos

Anota cada sortida de diners segons la seva data efectiva de venciment.

5. Calcula automàticament els saldos

Mitjançant fórmules senzilles d'Excel podràs obtenir el saldo acumulat per a cada període.

6. Actualitza la informació regularment

Una previsió de tresoreria només és útil si es revisa i s'actualitza de forma periòdica. El recomanable és actualitzar-la almenys un cop per setmana amb les possibles modificacions i les novetats de la setmana.

Exemple bàsic de previsió de tresoreria

En aquest exemple, veiem que, segons els cobraments i pagaments previstos, al mes de febrer tindré una necessitat de 687€ si vull emportar-me el sou que m'havia assignat. En aquest cas, si tinc marge, puc simplement endur-me menys diners aquell mes i ja ho recuperaré en mesos en què la tresoreria sigui més alta.

Però aquest tipus d'estructura ens serviria per identificar mesos en què la tensió de tresoreria pugui ser encara més gran, i que faltin diners tot i que jo no m'endugui res. Sobretot, mesos en què calgui ingressar l'IVA o l'IRPF.

L'esforç extra per millorar l'anàlisi

Si comencem amb la previsió de tresoreria i ens agrada poder tenir el control de les entrades i sortides previstes, hi ha un petit esforç extra que podem fer per incrementar el nivell d'anàlisi de les nostres dades.

Es tracta de, a més de tenir separades la part de previsió i la part real, poder analitzar les desviacions i veure fàcilment si hi ha hagut alguna despesa extraordinària, i tenir-ho en compte de cara al futur.

Hi ha tipus d'empreses/autònoms als quals els resulta difícil preveure els ingressos, sobretot a qui fa venda al comptat i no prestació de serveis. Per a aquests, és interessant fer-ho a partir del segon any de funcionament, ja que poden posar com a ingressos estimats els de l'any anterior, o els de l'any anterior amb un increment d'un 3 %, per exemple. I a partir d'aquí ja se'n pot fer també un bon ús per veure en quins mesos entren menys diners i pot haver-hi una necessitat de finançament addicional.

Exemple avançat de previsió de tresoreria

En aquest cas, la previsió de tresoreria té la part d'Estimació i la part Real, per poder veure també la desviació entre el que es preveia i el que ha estat real. Un cop ha acabat el mes, per exemple el de gener, caldria modificar el saldo inicial de febrer amb el saldo real, ja que en l'exemple plantejat estimàvem que al febrer hi hauria una necessitat de 687 € si ens emportàvem a casa els 2.300 € previstos. Però en realitat, en acabar el mes amb 960 € positius, al febrer realment no caldria finançament.

Aquest tipus d'estructura permet identificar ràpidament setmanes o mesos amb possibles necessitats de finançament, però cal fer una petita actualització, encara que sigui mensual, per poder incorporar les dades reals i veure si ha variat la previsió.

Errors freqüents en elaborar una previsió de tresoreria

Confondre beneficis amb liquiditat

Facturar no vol dir cobrar. Una empresa pot presentar beneficis i, alhora, patir problemes de tresoreria.

No incloure despeses variables

Molts negocis contemplen únicament les despeses fixes i obliden pagaments extraordinaris o estacionals.

Utilitzar previsions massa optimistes

És recomanable ser conservador amb els cobraments i prudent amb les dates previstes d'ingrés.

No actualitzar les dades

Una previsió desactualitzada perd valor ràpidament i pot generar decisions errònies.

Excel o programari de tresoreria?

Excel continua sent una eina molt útil per la seva flexibilitat i cost ínfim. Tanmateix, quan augmenta el volum d'operacions, poden sorgir limitacions relacionades amb:

• Errors manuals.
• Duplicitat d'informació.
• Manca d'automatització.
• Escassa visibilitat en temps real.

Per això, moltes empreses complementen o substitueixen els seus fulls de càlcul per solucions especialitzades de gestió financera i tresoreria.

Descarrega el full de càlcul de previsió de tresoreria que necessites

Disposar d'una plantilla de previsió de tresoreria ben dissenyada permet controlar la liquiditat, anticipar problemes financers i millorar la presa de decisions empresarials.

Un full de càlcul estructurat amb els cobraments, pagaments i saldos projectats facilita una visió clara de la situació financera futura i esdevé una eina imprescindible per a qualsevol negoci que vulgui créixer de forma sostenible.

Al final de l'article et deixem l'opció per descarregar el nostre exemple fet en Excel per a una previsió de tresoreria mensual.

Conclusió

La previsió de tresoreria no és només una tasca administrativa, sinó un element clau per garantir l'estabilitat financera d'una empresa. Utilitzar un full de càlcul adequat permet visualitzar amb antelació les necessitats de liquiditat, optimitzar recursos i reduir riscos.

Si encara no fas previsions de tresoreria de forma sistemàtica, ara és el moment d'incorporar aquesta pràctica a la gestió financera del teu negoci i millorar el control sobre el teu flux de caixa.